Как написать деловое письмо

Одной из важных составляющих в работе любой организации является деловая переписка, посредством которой осуществляется связь с партнерами, государственными органами и частными лицами. От правильно оформленного и своевременно отправленного делового письма часто зависит успешное решение сложных производственных и управленческих вопросов, поэтому важно знать основные правила официальной переписки.

Основные требования к деловому письму

• Деловое письмо пишется на фирменном бланке, где указываются официальное и сокращенное название предприятия, адрес, e-mail, телефоны, реквизиты банка.
• Изложение вопроса должно быть кратким, раскрывающим суть вашего обращения, независимо от его назначения: делового предложения, просьбы, запроса, поздравления, ответа на входящую корреспонденцию.
• Письмо должно быть грамотным и логично составленным. Не допускайте длинных сложносочиненных предложений, в которых может затеряться смысл и цель вашего послания. Помните, что безукоризненно составленный документ всегда производит должное впечатление на получателя, формирует первоначальное мнение о компании-отправителе письма и во многом способствует положительному решению вопроса.

Порядок составления делового письма

Существует общепринятая унифицированная форма деловой переписки, удобная и привычная для пользователей, согласно которой установлен следующий порядок составления деловых писем:

1. 1. В «шапке», расположенной в правом верхнем углу фирменного бланка, пишется должность адресата с указанием фамилии и инициалов (Редактору газеты «Городские новости» Павлову Н.П.)
2. 2. Начинается письмо с обращения к адресату по имени или должности, к примеру, таким образом: «Уважаемый Николай Петрович», «Уважаемый господин Павлов», «Уважаемый господин редактор». В обращении не нужно упоминать название организации, которую возглавляет указанное лицо, об этом есть информация в «шапке» письма. Как правило, обращение заканчивается восклицательным знаком «Уважаемый Николай Петрович!»
3. 3. Нежелательно использовать в деловой переписке различные сокращения – и т.д., пр., г-н, инициалы адресата или упоминаемых в письме людей.
4. 4. С целью удобства восприятия, письмо должно разделяться по смыслу на вступление, основное содержание и заключение. Во вступлении должны отражаться цель и причины, которые повлекли за собой написание данного письма. Далее следует изложить суть и смысл обращения (предложения, поздравления, запроса, приветствия и др.). В заключение можно подвести итог словами, выражающими надежду, уверенность в содействии, решении, поддержке предложений, изложенных в письме: «Надеемся/надеюсь на …», «Уверены/уверен, что…»
5. 5. Как правило, к письму прилагаются некоторые документы. Их перечень следует указать после окончания текста письма в пометке «Приложение». Можно сделать это и в упрощенном виде, написав «Приложение на ____ листах», при этом документы приложения следует пронумеровать соответствующим образом.
6. 6. В завершение послания следует подпись руководителя. Делается это в таком виде:
   
   «С уважением …» или «С глубоким уважением …», затем слева направо следуют должность, подпись, инициалы и фамилия руководителя, от имени которого написано письмо.
7. 7. После этого письмо регистрируется в журнале исходящей документации, на нем ставится регистрационный номер и дата. Готовое письмо оправляется по почте, электронной почте или другим принятым в компании способом.

Все вышеперечисленные правила в полной мере способствуют главной цели деловой переписки – сделать так, чтобы получатель оказал содействие в решении необходимых вопросов. Поэтому выражайте свои мысли четко, логично и лаконично.